Prinzipiell ist es jeder Kommune selbst überlassen, wie die Rollenverteilung unter den Sachbearbeitern aufgeteilt wird. Es gibt keine technischen Grenzen, wie viele Mitarbeiter sich in einer Rolle befinden können.
Empfehlenswert ist jedoch, dass mindestens zwei Admins angelegt werden, um im Falle von Krankheit oder Urlauben eine Vertretung zu haben, sollte sich ein Mitarbeiter gesperrt haben oder ein neues Passwort benötigen.