Es können mehrere Karten über den Reiter „Weitere Funktionen“ > „Sammelaufladungen“ via Ad-Hoc-Aufladung vom Sammelkonto aufgeladen werden, indem eine CSV-Datei hochgeladen wird.
Der benötigte Reiter kann im Verwaltungsportal erst ab der Rolle „Admin“ gesehen und benutzt werden!
Die CSV-Datei muss wie folgt aufgebaut sein:
Wichtige Hinweise und Tipps zur CSV-Datei
- Achten Sie auf die richtige Benennung der einzelnen Tabellenspalten A bis E in Zeile 1 (siehe Bild): KartenID; IFA-Nummer; Nachname; Vorname; Gesamtbetrag/€ – anders benannte Spalten können technisch nicht zugeordnet werden.
- Ab Zeile 2 können die Daten der gewünschten Leistungsempfänger*innen in die Spalten A bis E eingetragen werden.
- Beachten Sie, dass die Ziffer 0 im Feld KartenID mit angegeben ist, sofern sie am Anfang steht, z. B. bei 012345678.
- Formatieren Sie die IFA-Nummer als Zahlenformat ohne Nachkommastellen, um die gesamte Ziffer anzuzeigen, z. B. 12345678.
- Bestimmte Buchstaben können nicht verarbeitet werden: ä, ö, ü, ß. Bitte bessern Sie die Buchstaben in der Datei mit ae, oe, ue oder ss aus (eine Zuordnung zur jeweiligen Bezahlkarte kann trotzdem durchgeführt werden).
- Formatieren Sie den Gesamtbetrag/€ als Zahlenformat mit 2 Nachkommastellen, z. B. 1,00.
- Wenn Sie die Tabelle in Excel bearbeiten oder erstellen, berücksichtigen Sie, dass Sie die Liste als CSV-Format und nicht als xlsx-Format (Standard-Excel-Format) speichern.
Vorgehen im Verwaltungsportal
- Erstellen Sie Ihre Aufladedatei, indem Sie ein neues Excel-Dokument öffnen und die Werte wie oben im Bild dargestellt eintragen.
Wichtig!
Speichern Sie die Datei nicht als xlsx-Format (Standard-Excel-Format) sondern wählen Sie unter „Speichern unter“ das CSV-Format aus.
- Öffnen Sie unter verwaltung.bezahlkarte.eu den Reiter „Weitere Funktionen“ > „Sammelaufladungen“.
- Klicken Sie auf den Button „Liste importieren“ und laden Sie Ihre Aufladedatei unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte hoch.
- Bestätigen Sie die Eingabe der Datei mit „Datei prüfen“.
- In der angezeigten Tabelle sehen Sie die aufgezählten Leistungsempfänger*innen.
- Grün markierte Zeilen sind richtig formatiert
- Rot markierte Zeilen enthalten einen Fehler (z. B. ein falsches Format, ein nicht unterstützter Buchstabe im Namen, etc.) – Sie können der Fehlermeldung unterhalb der Tabelle den genauen Fehler entnehmen. Bitte bessern Sie rot markierte Zeilen aus und laden Sie die Datei neu hoch.
- Wenn die Datei grundlegende Fehler enthält, erhalten Sie die Fehlermeldung „Einer der Parameter ist ungültig“. Kontrollieren Sie dann bitte nochmal die Spaltenbezeichnungen und das Format der Datei.
- Wenn in der Tabelle alles richtig und grün angezeigt wird, können Sie die Aufladung mit dem Button „Jetzt Aufladungen ausführen“ anstoßen. Bestätigen Sie die Durchführung final im Pop-Up mit „Karten aufladen“.
- Hinweis: Wenn Sie die Datei erneut in Excel öffnen, werden Ihnen einige Werte nicht im gewünschten Format angezeigt. Formatieren Sie dazu bitte die Spalten wieder in das entsprechende Format, um die Datei erneut nutzen zu können.
Für die Durchführung von Sammelaufladungen gibt es kein 4-Augen-Freigabe-Prinzip. Die Ad-Hoc-Aufladung wird direkt durchgeführt.
Die Aufladungen können anschließend in der Änderungshistorie und in der Umsatzübersicht des Sammelkontos als Einzeltransaktionen nachvollzogen werden.